セカンドロード

いろいろ考えてみる

5月も後半にさしかかり、新入社員歓迎会~各部署の研修等がそろそろ終わり始めてる頃だと思います。

様々な研修を行ってどうでしたか?希望する部署に配属されたり、されなかったり、研修と現実は違うと思ったりとそろそろ葛藤も起こり始めるころではないでしょうか。

元管理職の私から贈りたいことがあります。


ホウレンソウは怒られるまでやること

どうですか?一見すごく簡単なことだと思いますね。

でも実際はこのホウレンソウはすごく難しいのです。ちなみにホウレンソウは「報告・連絡・相談」です。

 


Creative Commons License photo credit: Spec-ta-cles

 

1,何の報告 何の連絡 何の相談 なのかわかっていますか?

2,誰にどうホウレンソウを行うのですか?不在だったらどうするのですか?

3,レビュー(それに対する回答、返事)はもらってますか?

 

今日はその1「何の報告連絡相談?」です。2・3は明日以降

1,仕事の事。と言えばそうなのかもしれませんが、そうではありません。

 

報告

そもそも仕事の何についての報告なのか、人から聞いたことを人に伝えるのが連絡なのか、何を相談するのか疑問を抱けるほどその内容やその作業に熟知していますか?

報告・与えられた仕事に対して結果を言うのが報告。もしくは一日を振り返ってその作業に対して、どのような取り組みを行い、どのように感じたかを報告する。
だけではただの感想なんです。 報告というと「終わった後」というイメージを抱く新入社員が多いのですが、逐一途中経過を伝えることも報告なのです。

与えられた仕事に対して、恐らく先輩社員や上司が「どうだ?」とか様子をチラ見したりしてくれると思います。
そんな時にただ「頑張ってます。」「慣れるまで大変だと思います」とか聞きますが、これは報告ではありません。

「今このような作業をこのようにして行っています」 先輩や上司にとってそれは分かりきったことです。

その作業を与えたのですから、そうわかりきったことなのです。でもその分かりきったことを聞いてきてそれを報告する意味はあるのか?

あります。むしろそれが目的なのです。

与えた仕事に対して、正確に行われているのかを確認するための「どうだ?」
与えた仕事に対しての取り組みが正確に処理できているのかを確認するためのチラ見なんです。

「どうだ?」と声をかけられて「頑張ってます」とか そんな当たり前の返事をしてませんか?

先輩社員は上司は、まだ貴方を一切信用してません。

途中であっても途中経過の報告を行い、”現在までは問題ないな”と思われるようにしましょう。

それが信頼になってくるのです。

しかし、途中経過においては自分から「今こうで…」と話しかけてはうざいだけになります。

相手側が気にした様子を見せたときに報告をしましょう。

報告は終了時と、気にかけられたとき、と2種類あります。それが仕事への信頼に繋がりますから。

 

連絡

次に連絡とは一体何を連絡するのですか?携帯番号の交換。誰かに何かを言われたときにそれを伝える。

それは当たり前のことです。

連絡とは、先輩や上司に報告することとは別で何かミスがあったとき。何らかのトラブルがあったときや非日常の状態が発生した際に、すぐに報告をすると同時に同作業やそこに関わる人に「このようなことがあった」という旨を連絡するのです。

それはそれに対して即座に対策をとらねば 「後の祭り」となりかねないからです。

火事はボヤのうちに消してしまおうの心理です。

しかし貴方はまだ何も分かっていません。小さな事務所に数人いるだけの会社なら大きな声で「こんなことがありました」と言えば関係ない人も含めて連絡が行き届くでしょうが、他部署に渡る規模になるとそうは行きません。

そして貴方はま誰に何の影響があるのか全てをわかっていません。そこで次に書く「相談」になるのですが、ミスやトラブルの際はとにかく他部署とうへの影響を考慮し、そこに連絡を入れるためにも「どこに影響があるのか」を相談してください。そして語尾の最後には「私(自分)が連絡を入れてもよいのか?」確認して下さい。

勝手な連絡は時に先輩や上司の顔を潰します。また連絡した際に「ではどうするのか?」とか聞かれることもありますので相手によっては先輩、上司が連絡を行うことがあります。むしろ他部署に関わるとそうなると思います。

それ以外に、ミスやトラブルと目立つことでの連絡とまとめましたが、逆のことも時と場合によっては行う必要もあります。

そう、それは早く的確にその仕事が終わったときです。

えっ?早く終わったら良いだけじゃん。 と思われるかもしれません。そうです。良いことなのです。

そうなると次の作業に早く移ることもできますが、計画通りの時間での作業を待ってる部署もあるかもしれません。

そこに早く連絡を入れることにより一連の流れが全て予定外に早く作業に取り掛かれるのです。

一つの計画に対しどうせやるなら、計画通りに行うよりも早いほうがよい(正確に)

早いぶんには計画通りに進めても間に合うが

遅い分には計画以上の負荷がかかると同時に間に合わない可能性も発生する。

連絡は被害を最小限に抑える方法であると同時に、全てを最速に行うこともできる万能のツールなのです。

 

相談

「昨日彼女に振られました。・・・・・があったんですが、どうしたら良いでしょうか?」これってホウレンソウの相談?

仕事に関係ない。本当にそうですか???

私はこれは立派な相談だと思います。まず振られたから寄りを戻したいのか、それとも忘れるためにどうしたいのか…

まぁ結果から言うと、どっちにしろ聞くだけ聞いて、まぁ頑張れ。むしろ若い話でオッサン若返ると思う。w冗談。

寄りを戻したいとなると、仕事に集中出来なくなる可能性が高く、忘れると言うのならとにかく仕事に夢中にさせる(せざるを得ない状況を作る)

そして寄りを戻したいと言うのなら、時間に空きが出来たらとりあえず一人にならないように飲み会。

忘れるというのならここぞとばかりに、残業のオンパレード(当然夢中になるレベルで付き合う)

 

では何故そうするのかと言うと、寄りを戻したいタイプはミスが発生する恐れがある。
そして忘れると決意したのなら、別の何かに集中することへの希望がある
では寄りを戻したい方に同じように仕事に集中させてそのことを一時忘れさせられるかというと個人的に難しいと思う

そんなわけで、それも相談になる。

当然仕事内容でも報告になるけど、ちょっとした心境のことを話すことでコミュニケーションになることもあるし、何より人によってはそういった個人的なこともちょっとした相談にすることで「自分自身をわかってもらう」ことになります。

例えば前述の他部署に関わることへの対応についての相談も、もちろん相談になります。

しかし、個人的な相談と仕事における相談はきちんと切り分けて話すようにしましょう

 

休憩中、就業前や後は個人的に

勤務時間内はその場で相談

 

貴方にとってその近くの先輩や上司はまだ日が浅い経験でも、

その先輩や上司は貴方を研修中から見ているのです。

そして他部署での研修時の事も聞いているのです。

貴方にとってその部署での数日の研修でも

先輩や上司は貴方の毎日を知っているのです。(見聞きしてるのです)

どんどん相談してください。

 

そして怒られるまで行うことは「信用されている」ということなのです。

「何度も同じことを言わせるな。何度も同じことを聞くな」は

言い換えたら

「もう覚えているはずだろ。もうわかっているだろ」とか「一人でできるはずだ」

ということでもあるのです。

なかには「もう一人前ですか?」とか「一人でやってよいですか?」と聞いてくる人もいますが、

全てに置いて完璧であっても、些細な粗探しをされます。

そう簡単に自分から「信用されてる」という実感を求めるよりも、怒られて「一人でできるはずだろ」というようなことを言わせてみましょう。

ちなみに怒られたりするまでは、

「まだ仕方がないな」

と思われてる証拠です。

まぁ度を越したら別の意味で怒られますけどね。

 

Uganda
Creative Commons License photo credit: Ran Yaniv Hartstein

 

上記は全て私個人の考えでもあります、

先輩社員や上司によってはホウレンソウの捉え方や感じ方はことなると思います。

不安なようなら「どのような報告や連絡・相談をすべき」か確認するのも相談のいっかんになります。

「そんなこともわからないのか」と言われても、訪ねてください。もしくは、

「どのような内容の報告が良いのか」とか「どのレベルでの連絡が即なのか後でも良いのか」と言う聞き方もあります

 

そして相談は、恐らく大半の上司は些細なプライベートでもよいと思います。

相談から貴方を知り、貴方も先輩や上司を知り、待っているのです。どんな些細な事でも、コミュニケーションツールです

待っているのですよ。

 

 

私が部下にしてきた新入社員は「ホウレンソウ?報告連絡相談ですね。大丈夫です」と言いつつ…

すぐにわかるミスを隠そうとしたり、話を流そうとしたり…全てすぐに分かります。

正直に即行ってください。なかなか言えない話せない。これが一番難しいのかもしれないですね。

 

そして私は報告が長いと言われるタイプで、このブログも…誰か相談に乗ってください。

ブログに先輩も上司もいないんですね。自分との戦いです。w

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